OSENSE COLUMN
展會線上舉辦,準備工作卻沒有比較輕鬆?因為你用錯工具!

後疫情時代,展會、研討會「線上化」已是不可避免的趨勢,線上視訊、會議系統如雨後春筍推出,但負責策展的你可曾想過,為何用了它們,你的工作卻沒有比較順暢輕鬆?

一場疫情重整了人與人「交往」的型態,人們更習慣遠距視訊,除非必要,大多只透過螢幕「面對面」。同在今年 5G 落地,加上線上視訊的功能普及,參與線上展覽及研討會將變得毫無門檻、便利至極,但對於展會承辦人來說,該做的工作,相較於以往實體策展,卻一樣也沒有少。

策展的工作從訂定主題、安排時間場次、撰寫活動企劃書,到規劃議程,敲定、邀約講者,還有會前的宣傳活動都要一手包辦,項目細節多如牛毛。

先從講者邀約開始,你是不是得一封封發電子郵件詢問意願,再等待一封封的回信呢?無論線上或線下實體策展,現行的做法大多是以 e-mail 來回說明研討會目的、詢問意願、確認時間,總要不下五六封信件才能達成共識。如果講者人數多呢?信箱裡就會充斥著主旨相似度極高的信件,根本無法一眼辨明每位講者的邀約進度,更遑論他們的個別特殊需求了。

隨著議程的時間場次定案,就是後續預排線上視訊的事了。現行的視訊會議軟體提供單次視訊連線,但若你辦的是中大型展會,每一場都要預先個別進行設定,前置作業一樣繁瑣。

要是研討會同時進行多項主題討論,對策展方來說,監控狀況也是一大考驗,是否每場都串流順暢?是否討論順利?講者或聽眾是否提出問題?每項細節都很耗費人力。

純視訊的軟體在會後就關閉服務,頂多只能靠最高在線人數記錄,評斷該場研討會的熱門程度,導致展會成效難以評估。如果講者、參與者、廠商等人會後想繼續討論,又忘了在會中留下對方的聯繫方式?想必會來信求助策展方,這時你還得協助詢問雙方的聯繫意願,幫忙牽線,額外的工作份量也是份負擔。

你也曾這樣焦頭爛額過嗎?上述那些狀況,就算是多年策展經驗的資深專員也不見得能夠輕鬆應付。找到合適的工具輔助,才有機會往「游刃有餘」的境界邁進!O’EXPO 線上展覽解決方案從策展初期就幫你規劃好所有待辦事項,以時間軸先後排序,設計 check list ,一步步引導你完成所有細節,帶你一起揮別手忙腳亂的景況。

新的時代,迎來了新的商業媒合、學術發表展會形式,身處在這巨大轉變中的你,肯定會發現舊有工具已經不能滿足你的策展工作需求。系統化的安排能讓你事半功倍,何不按下連結了解更多?

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